Хранение документов по личному составу: актуальные проблемы и способы их решения

753
Маликова Надежда Июрьевна
Эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрисконсульт, г. Алматы
Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Также необходимо учитывать и требования Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите».

Хранение и обработка документов по личному составу вызывает у специалистов по работе с персоналом множество вопросов. Сколько времени кадровик должен посвящать работе с документами без ущерба для других обязанностей? Как обеспечить защиту персональных данных от несанкционированного доступа? Кто должен осуществлять архивную обработку документов по личному составу: узкопрофильный специалист или кадровик? Как организовать эффективное хранение документов? В данной статье представлены проблемы, с которыми сталкиваются кадровики, пытаясь наладить грамотное, соответствующее казахстанскому законодательству хранение документов, и пути их решения.

Всем известно, что кадровики, помимо подбора персонала, внедрения различных систем управления персоналом, ежедневного ведения кадрового делопроизводства, также сталкиваются с проблемами обработки и хранения документов. Документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности. Также необходимо учитывать и требования Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» (далее – Закон), который  регулирует общественные отношения в сфере персональных данных, а также определяет цель, принципы и правовые основы деятельности, связанные со сбором, обработкой и защитой персональных данных. Целью Закона является обеспечение защиты прав и свобод человека при сборе и обработке его персональных данных.

Проблемы кадровиков

Помимо нехватки времени к проблемам кадровой службы относятся трудности в осуществлении требований законодательства по хранению документов и проблемы самой организации, которые возникают при неправильном распределении обязанностей между работниками и плохо налаженной работой структурных подразделений. Перечислим в совокупности и те, и другие.

ВАЖНО Работник отдела кадров обязан правильно хранить и подготавливать к сдаче в архив документы организации.

Отсутствие специальных помещений и оборудования для хранения документов. Хранение документов архива организации регулируется Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 22 декабря 2011 года № 1583.

Так, например, к требованиям, предъявляемым к помещениям архивов организаций относятся:

  • пожарная безопасность;
  • гарантия от затопления;
  • отсутствие газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов (в помещении архива организации);
  • обивка дверей помещений архива организации металлическим листом и прочные засовы;
  • охранная сигнализация;
  • металлические решетки на окнах, расположение которых позволяет доступ извне, и т. д.

Более того, правилами предусмотрен и порядок расстановки и хранения дел, а также порядок обеспечения режима хранения документов.

Документы в архивохранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск в соответствии с учетными документами. Порядок расположения дел в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии со следующими нормами расстояний:

1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

2) между стеллажами (проход) – 75 см;

3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см;

4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см;

5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см.

НА ЗАМЕТКУ Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

Защита документов, дел обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):

1) светового режима хранения. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты документов применяют их хранение в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и тому подобное);

2) температурно-влажностного режима хранения. Для документов на бумажных носителях информации должна поддерживаться температура +17 - +19о С, относительная влажность воздуха 50-55 % и т. д.;

3) санитарно-гигиенического режима хранения. Все помещения архива организации должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

ЛУПА Неправильное хранение документов по личному составу, как правило, возникает из-за недостаточного финансирования архива организации.

Мы перечислили только некоторые из многочисленных требований к хранению документов организации. Стоит задуматься, а кто из нас хотя бы раз пытался измерить, например, уровень влажности или расстояние между стеллажами в архиве, точнее сказать – в помещении, где хранятся документы?.. Ответ очевиден.

Возможность доступа к персональным данным. Несоблюдение некоторых из указанных выше требований может привести к несанкционированному доступу к документам, содержащим персональные данные.

Защита персональных данных регламентируется Законом и Правилами осуществления собственником и (или) оператором, а также третьим лицом мер по защите персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 3 сентября 2013 года № 909 (далее – Правила).

Согласно ст. 21 Закона и п. 5 раздела 2 (Порядок осуществления собственником и (или) оператором, а также третьим лицом мер по защите персональных данных) Правил, защита персональных данных осуществляется путем применения комплекса мер, в том числе правовых, организационных и технических, в целях:

1) реализации прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;

2) обеспечения их целостности и сохранности;

3) соблюдения их конфиденциальности;

4) реализации права на доступ к ним;

5) предотвращения незаконного их сбора и обработки.

Для справедливости необходимо отметить, что в некоторых случаях такой доступ возможен из-за халатности самих кадровиков, которые из-за срочной надобности ушли на пару минут, оставив дверь в кабинет открытой.

Выполнение дополнительных поручений и второстепенных задач. Зачастую кадровикам поручают задания, не связанные напрямую с их деятельностью. Их выполнение отнимает время, которого кадровикам и так не хватает.

Также много времени занимает оформление различных социальных справок, причем количество запросов таких справок постоянно возрастает, особенно в организациях, где большая текучка, а количество кадровых специалистов, как правило, не увеличивается.

Возложение обязанностей по архивному хранению на «не специалиста». Поскольку ведением кадрового делопроизводства занимается кадровый специалист, то и работу по архивному хранению зачастую поручают ему же, реже секретарю или офис-менеджеру. Но кто из кадровиков имеет образование по архивному делу? Единицы. Поэтому не удивительно, что в организациях неграмотно хранятся документы, ведь для этого необходимы специальные знания.

Как следствие – отказ государственных или частных архивов в принятии документов на хранение, так как недостаточная квалификация работников не позволяет правильно обработать документы по личному составу (составить дела, номенклатуру дел, описи и пр.).

Решение проблем

Вышеперечисленные проблемы, безусловно, можно решить, руководствуясь следующими советами:

1) повышение квалификационного уровня работников посредством изучения отраслевых законодательных актов. Путь трудный, но наличие собственного работника, владеющего необходимыми знаниями для правильного хранения документов, способствует поддержке имиджа солидной организации. В таком случае появляется возможность:

  • правильно формировать и оформлять дела в службе кадров;
  • составлять соответствующие описи к ним;
  • обеспечивать их сохранность и передавать документы в ведомственный (частный) архив организации;
  • а также проводить экспертизу ценности дел и их уничтожение.

2) хранение документов вне офиса. В настоящее время существуют частные архивы, которые за определенную оплату возьмут на себя хранение документов. Причем и выдача социальных справок работникам также войдет в их обязанности. В данном случае появляются определенные преимущества: значительно экономится время кадровиков, нет необходимости финансировать создание архивной службы и содержание ее персонала. Таким образом, обеспечивается на более высоком уровне и защита персональных данных работников.

3) создание электронного архива. Внедрение системы электронного архива документов, которая представляет собой систему структурированного хранения электронных документов, позволит максимально оптимизировать работу кадровика. Также электронный архив позволит освободить офис от груды документов и обеспечить защиту информации благодаря созданию резервных копий. Кроме того, систематизированная электронная база данных поможет сотруднику кадровой службы оперативно находить нужную информацию, мгновенно подбирать документы и пр.

Организация электронного архива предоставляет огромные преимущества в ведении бизнеса и хранении необходимой структурированной информации с быстрым поиском.

Итак, мы предложили вам несколько способов решения типичных проблем. Какой из них выбрать – решать вам.

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане» № 5, 2015



Ваша персональная подборка

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль