Справочник кадровика. Казахстан

Хранение кадровых документов в организации

13 августа 2019
3473
Средний балл: 0 из 5
Хранение кадровых документов в организации
Хранение кадровых документов в организации

Хранение кадровых документов в организации - вопрос несложный только на первый взгляд. Учитывая требования законодательства, особенно в отношении защиты персональных данных, кадровые специалисты, а также архивные работники сталкиваются с проблемой правильного хранения кадровых документов и избежания утечки информации.

Хранение документов кадровой службы

Всем известно, что кадровики, помимо подбора персонала, внедрения различных систем управления персоналом, ежедневного ведения кадрового делопроизводства, также сталкиваются с проблемами хранения документов кадровой службы. Например, документы по личному составу имеют длительные сроки хранения и требуют особых условий для своей сохранности.

Также необходимо учитывать и требования Закона Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» (далее по тексту – Закон), который  регулирует общественные отношения в сфере персональных данных, а также определяет цель, принципы и правовые основы деятельности, связанные со сбором, обработкой и защитой персональных данных.

Целью Закона является обеспечение защиты прав и свобод человека при сборе и обработке его персональных данных.

Правила хранения кадровых документов в организации

Помимо нехватки времени к проблемам кадровой службы относятся трудности в осуществлении требований законодательства по хранению документов и проблемы самой организации, например правила хранения кадровых документов в организации, вопросы о которых возникают при неправильном распределении обязанностей между работниками и плохо налаженной работой структурных подразделений. Перечислим в совокупности и те, и другие.

ВАЖНО Работник отдела кадров обязан правильно хранить и подготавливать к сдаче в архив документы организации.

Хранение документов архива организации регулируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 "Об утверждении правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами".

Так, например, к требованиям, предъявляемым к помещениям архивов организаций относятся:

  • пожарная безопасность;
  • гарантия от затопления;
  • отсутствие газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов (в помещении архива организации);
  • обивка дверей помещений архива организации металлическим листом и прочные засовы;
  • охранная сигнализация;
  • металлические решетки на окнах, расположение которых позволяет доступ извне, и т. д.

То есть, для соблюдения и правил и гарантии сохранности документов, в кадровой службе должен быть предусмотрен специальный шкаф для хранения кадровых документов, максимально учитывающий все вышеперечисленные требования.

НА ЗАМЕТКУ Хранение документов в архиве организации осуществляется в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений и вредных воздействий окружающей среды.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Каков срок хранения документов?

Хранение кадровых документов в организации
Светлана Сергеенко эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед

Защита при хранении документов кадровой службы обеспечивается за счет соблюдения (поддержки):

1) светового режима хранения. Все виды работ с документами проводятся при ограниченных уровнях освещения. Для защиты документов применяют их хранение в первичных защитных средствах хранения (архивных коробках, папках, специальных футлярах, пакетах и тому подобное);

2) температурно-влажностного режима хранения. Для документов на бумажных носителях информации должна поддерживаться температура +17 - +19о С, относительная влажность воздуха 50-55 % и т. д.;

3) санитарно-гигиенического режима хранения. Все помещения архива организации должны содержатся в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

Система хранения кадровых документов

Несоблюдение некоторых из указанных выше требований может привести к несанкционированному доступу к документам, содержащим персональные данные. Персональные данные каждого сотрудника должны быть защищены и ни в коем случае не передаваться третьим лицам, согласно Закону от 21 мая 2013 года № 94-V "О персональных данных и их защите" (далее по тексту - Закон). Соответственно, система хранения кадровых документов и их правила должны соблюдаться неукоснительно, в интересах самой организации и кадрового работника.

Защита персональных данных регламентируется Постановлением Правительства Республики Казахстан от 03 сентября 2013 года № 909 "Об утверждении правил осуществления собственником и (или) оператором, а также третьим лицом мер по защите персональных данных" (далее по тексту – Правила).

Согласно ст. 21 Закона и п. 5 раздела 2 Правил, защита персональных данных осуществляется путем применения комплекса мер, в том числе правовых, организационных и технических, в целях:

1) реализации прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;

2) обеспечения их целостности и сохранности;

3) соблюдения их конфиденциальности;

4) реализации права на доступ к ним;

5) предотвращения незаконного их сбора и обработки.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

На предприятии учредительные документы находятся на хранении у юриста. Может ли юрист быть материально ответственным лицом?

Хранение кадровых документов в организации
Альбина Третьякова эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрисконсульт, г. Алматы

Проблемы хранения кадровых документов

Для справедливости необходимо отметить, что в некоторых случаях доступ к персональным данным возможен из-за халатности самих кадровиков, которые из-за срочной надобности ушли на пару минут, оставив дверь в кабинет открытой.

Поскольку ведением кадрового делопроизводства занимается кадровый специалист, то и работу по архивному хранению зачастую поручают ему же, реже секретарю или офис-менеджеру. Но кто из кадровиков имеет образование по архивному делу? Единицы. Поэтому не удивительно, что в организациях неграмотно хранятся документы, ведь для этого необходимы специальные знания.

Как следствие – отказ государственных или частных архивов в принятии документов на хранение, так как недостаточная квалификация работников не позволяет правильно обработать документы по личному составу (составить дела, номенклатуру дел, описи и пр.).

Статья представлена в сокращенном варианте.

Читайте больше в журнале: «Справочник кадровика. Казахстан»

logo
Рады приветствовать Вас на сайте для кадровиков и специалистов по охране труда!

kadry.mcfr.kz – профессиональный сайт и многие статьи закрыты.
Пройдите регистрацию и читайте материал бесплатно.
Регистрация займет 1 минуту.

Зарегистрируйтесь, и в подарок мы пришлем вам готовый образец дополнительного соглашения в связи с изменением трудового законодательства!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться

Дорогой коллега,                  
заберите Ваш подарок!             

Доступ к журналу                  
«Охрана труда. Казахстан»!