Рекомендации по организации работы и рабочего места службы документационного обеспечения управления

351
Рекомендации по организации работы и рабочего места службы документационного обеспечения управления
Централизация обеспечивает оперативное выполнение документационных работ, формирует чёткие взаимодействия между структурными подразделениями, которые входят в службу ДОУ, повышает качество обработки документов.

Настоящая статья посвящена такой важной теме, как организация, цели, задачи, категории и другие характеристики службы документационного обеспечения управления предприятия. Также в статье мы рассмотрим рекомендации, затрагивающие вопросы условий работы, нормирования рабочего времени и организации рабочего пространства сотрудников службы документационного обеспечения управления предприятия.

Службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) является организационно обособленное структурное подразделение предприятия, выполняющее работу с документами.

Главная задача службы ДОУ – своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления функций всего предприятия.

В целях выполнения вышеназванной задачи служба ДОУ организации выполняет следующие функции:

  • ведёт учётно-справочную работу и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
  • оформляет и выпускает распорядительные документы руководителя организации и её консультативно-совещательных органов;
  • проверяет соблюдение норм законодательства Республики Казахстан по документированию и управлению документацией;
  • изготавливает, размножает, копирует служебные документы;
  • доставляет документы исполнителям и проводит экспедиционную обработку поступивших документов;
  • осуществляет контроль за сроками исполнения документов;
  • проводит использование, формирование, оформление и оперативное хранение дел.

К организации труда работников службы ДОУ предъявляются общие требования, это централизует работу службы ДОУ под единым руководством.

ВНИМАНИЕ Централизация обеспечивает оперативное выполнение документационных работ, формирует чёткие взаимодействия между структурными подразделениями, которые входят в службу ДОУ, повышает качество обработки документов.

Для чёткого функционирования необходимо хорошее организационное построение службы ДОУ, предпочтительно выбирать более рациональные формы работы с документами.

Все организации делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота.

В организациях первой, второй и третьей категории экспедиционную обработку документов должна осуществлять канцелярия, а в организациях четвёртой категории – секретариат.

СЛОВАРИК Документооборот – это сумма количества входящих, исходящих, внутренних документов и их копий за определённый период (как правило, за один год).

Категории классификации организаций по документообороту:

  • 1-я категория – организации с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год;
  • 2-я категория – организации с документооборотом от 25 до 100 тысяч в год;
  • 3-я категория – организации с документооборотом от 10 до 25 тысяч документов в год;
  • 4-я категория – организации с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

Производительность и качество труда, работоспособность человека, его здоровье зависят от организации рабочего места, обеспечения благоприятных условий труда.

Рассмотрим ещё несколько моментов организации труда работников службы ДОУ.

Нормирование труда работников службы ДОУ

Нормированием труда можно обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при стандартном напряжении на рабочем месте, установить критерии и оценки работы каждого сотрудника.

Существуют методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени для работы с документами, выполнение печатных работ на ПЭВМ.

РЕКОМЕНДУЕМ Основанием для нормирования труда и определения количественного состава работников службы ДОУ, а также для увеличения её штатной численности является регулярное исчисление объёма документооборота в организации (то есть сумма входящих, исходящих и внутренних документов, умноженная на количество их копий за определённый период) и регулярное информирование руководства организации. Руководителю службы ДОУ и её ведущим специалистам необходимо постоянно определять динамику документооборота в организации. Данная динамика выявляется на основе записей:

1) в журналах регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

2) в регистрационно-контрольных карточках. 

Точное разграничение функций между отдельными исполнителями

и подразделениями по их квалификации

В решении этой проблемы поможет разработка и внедрение внутренних нормативных документов по документированию и управлению документацией:

  1. правил документирования и управления документацией в организации;
  2. стандартов должностей;
  3. должностных инструкций и т. д.

ОШИБКА Что касается проблемы разграничения функций между работниками службы ДОУ, то приходится отметить, что выявлена негативная тенденция: часть руководителей службы ДОУ организаций, пользуясь тем, что ведомственный (частный) архив организации входит в состав службы ДОУ, поручают работнику архива разработку номенклатуры дел организации, обеспечение её согласования и утверждения в установленном порядке, несмотря на то, что:

  • во-первых, в соответствии с пп. 6) и 14) ст. 1 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 28.10.2015), ведомственный (частный) архив организации должен иметь организационно-правовую форму самостоятельного учреждения или самостоятельного структурного подразделения организации;
  • во-вторых, п. 113 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждённых приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, определяется, что номенклатуру дел организации составляет работник службы ДОУ.

Регламентация количественного и должностного состава персонала службы ДОУ, повышение его квалификационного и культурного уровня в работе

Количество работников службы ДОУ рассчитывается по структурным подразделениям и непосредственно по службе в целом.

ВНИМАНИЕ При расчёте следует исходить из минимальной численности работников по каждой функции документационного обслуживания при организации службы ДОУ.

Численность должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основании типовых норм времени на документационные работы, разработанных уполномоченным органом по управлению архивами и документацией.

Службы документационного обеспечения управления действуют в практике управления через следующие структурные отделы:

1) общий отдел – относится к органам управления общественных организаций. В его состав входят архив, группа контроля, подразделения по учёту и регистрации документов, протокольная и копировально-множительная служба;

2) департаменты, управления ДОУ, канцелярии, отделы контроля исполнения, секретариат занимаются управлением делами (министерства, агентства, комитета министерства);

3) подведомственные канцеляриям высших и центральных государственных органов службы ДОУ территориальных органов и подведомственных организаций.

НА ЗАМЕТКУ Функцию службы ДОУ в организациях, не имеющих данной службы, выполняет секретарь-референт или другое назначенное должностное лицо, ответственное за ведение и состояние делопроизводства в организации.

В службах документационного обеспечения управления выделяют три категории работников:

1-я категория (руководители):

  • начальник управления делами;
  • начальник канцелярии;
  • начальник протокольной части;
  • начальник отдела писем;
  • начальник инспекции;
  • заведующий общим отделом;
  • заведующий машинописным бюро;
  • заведующий стенографическим бюро;
  • заведующий секретариатом;
  • заведующий ведомственным архивом.

2-я категория (специалисты):

  • инспектор;
  • помощник министра;
  • секретарь министра;
  • методист;
  • архивист;
  • референт;
  • редактор.

3-я категория (технические исполнители):

  • секретарь-машинистка;
  • секретарь-стенографистка;
  • экспедитор;
  • делопроизводитель;
  • машинистка;
  • корректор;
  • стенографист.

Выделяют следующие функции службы ДОУ:

  1. функции секретаря-руководителя и его заместителей:
  • контроль за своевременным применением документов;
  • проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя;
  • информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения;
  • предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам;
  • организация документационного обслуживания совещаний;
  • бездокументационное обслуживание работы руководства;
  1. полномочные функции службы ДОУ и ведомственного (частного) архива организации:
  • зачисление поступающей корреспонденции;
  • сортировка на регистрирующую и не регистрирующую;
  • разделение по структурным подразделениям учреждения;
  • ведение количественного учёта документов;
  • доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам;
  • отправка исходящей корреспонденции;
  • хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив;
  • подготовка дел к передаче в архив;
  • контроль правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
  • приём и учёт обращений физических и юридических лиц;
  • подготовка и передача их на рассмотрение руководству организации;
  • передача в структурные подразделения;
  • осуществление контроля за сроками их исполнения;
  • извещения заявителей о результатах рассмотрения обращений;
  • формирование дел с обращениями физических и юридических лиц и ответами на них и передача указанных дел в ведомственный архив организации;
  • анализ и обобщение исполнения;
  • организация приёма руководством  предприятия физических и представителей юридических лиц;
  • учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов;
  • ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации;
  • проверка правильности исходящих и внутренних документов.

Формы организации работы с документами

Документооборот включает в себя работу с готовыми документами, созданными данной организацией, получаемыми извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов).

Существуют три формы организации работы с документами:

1) централизованная;

2) децентрализованная;

3) смешанная.

Централизованная форма применяется в организациях с большим объёмом документооборота. Она предполагает выполнение всех операций с документами в первой структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

НА ЗАМЕТКУ Децентрализованная форма работы с документами складывается, когда все операции выполняют в структурных подразделениях организации – как правило, разобщённых территориально.

Смешанная форма используется в крупных организациях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организации работы с документами для конкретного предприятия необходимо учитывать следующие факторы:

  • объём документооборота;
  • характер работы организации, её территориальное размещение;
  • структуру учреждения и его подразделений;
  • техническую оснащённость;
  • уровень профессиональной квалификации руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Нормирование документационных работ

Деятельность службы ДОУ представляет собой определённую последовательность элементов работы с документами. Это такие операции, как:

  • приём корреспонденции;
  • вскрытие конвертов;
  • определение ценности вложения;
  • сортировка по направлениям использования документов;
  • подшивка в дела;
  • оформление документов с использованием персональной ЭВМ;
  • поиск документов;
  • внесение на документ служебных отметок;
  • перевод в электронный формат (сканирование).

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

СЛОВАРИК Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организационно-технических и санитарно-гигиенических условиях труда.

Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

  • определения расходов на работу всей организации;
  • совершенствования методов работы;
  • поощрения работников к труду;
  • равномерного распределения рабочей нагрузки во времени;
  • улучшения планирования работы организации;
  • обеспечения рационального использования технических средств.

Должностные инструкции

Рациональное разделение труда работников службы ДОУ в организациях определяется должностными инструкциями.

СЛОВАРИК Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем организации или её структурного подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками.

Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников службы ДОУ в течение рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения в зависимости от квалификации исполнителей.

Должностные инструкции бывают: типовые, примерные и индивидуальные.

Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц; они носят обязательный характер.

Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относят Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики).

Организация рабочего места секретаря

Рабочее пространство секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждениях. Так как секретарь ‒ это «лицо учреждения», его место также должно быть образцом правильной организации:

  • рабочее место располагается рядом с кабинетом руководителя, недалеко от дверей  ‒ таким образом, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
  • в кабинете должны находиться предметы, востребованные секретарём и другими работниками непосредственно в процессе работы;
  • мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём;
  • секретарь должен иметь возможность свободно вставать, менять позу для письма, работы за компьютером, чтения.

В комплект мебели (рабочее место секретаря) должны входить:

  • стол канцелярский;
  • вспомогательный стул или тумба для технических средств;
  • стол для посетителей;
  • стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках;
  • стулья для посетителей;
  • шкафы и полки для хранения документов и дел;
  • металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами эргономики площадь служебного места на одного сотрудника должна составлять не менее 4 м2. Общая площадь приёмной, где находится секретарь, должна быть хорошо проветриваемой или оборудованной кондиционерами.

РЕКОМЕНДУЕМ Интерьер приёмной нужно как следует продумать. Сегодня организация может воспользоваться услугами дизайнера.

Желательно, чтобы помещение было решено в приятной цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Наилучшим для восприятия признаётся естественное освещение.

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывают значительное влияние на эффективность работы любого специалиста.

Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть сейф и шкафы на ключ и привести в порядок собственное рабочее место.

Рекомендуется следующий набор организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря:

  • комплект профессиональной персональной ЭВМ;
  • аппарат термокопировальный;
  • автонабор;
  • автоответчик, сопряжённый с диктофоном;
  • часы настольные электронные;
  • сшиватель документов электрифицированный (в крайнем случае – дырокол двухпуансонный электромагнитный);
  • машинка для уничтожения документов;
  • прибор канцелярский;
  • папки-регистраторы;
  • папки с быстродействующим прижимом;
  • лотки для документов;
  • нумератор-датировщик;
  • блокнот-шестидневка;
  • деловой блокнот;
  • фломастеры, маркеры, механические карандаши;
  • линейка пластмассовая с увеличительным стеклом;
  • оформительские шрифты;
  • клеевой карандаш;
  • лента липкая, скотч канцелярский.

В примерный комплект рекомендуемых технических средств, организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места руководителя службы ДОУ организации входят:

  • профессиональная персональная ЭВМ;
  • коммутатор директорский;
  • часы настольные электронные;
  • прибор канцелярский;
  • папки с быстродействующим прижимом;
  • лотки для документации;
  • блокнот-шестидневка;
  • деловой блокнот;
  • фломастеры, маркеры, механические карандаши;
  • линейка пластмассовая с увеличительным стеклом;
  • клеевой карандаш;
  • лента липкая, скотч канцелярский.

Условия труда службы ДОУ

Одним из благоприятных условий микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение.

НА ЗАМЕТКУ Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Распределение яркости света имеет решающее значение, так как большинство документационных операций связанно с использованием зрения (чтение, письмо, работа за компьютером и т. д.). Напряжение зрения вызывает напряжение мускулов тела и влечёт общее утомление.

Свет должен падать на рабочие поверхности столов и средств оргтехники с левой стороны или спереди, определяющий эффект недопустим. Источник света следует располагать под углом более 30о от горизонтальной линии взора.

Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45 % во всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Температурный режим в служебных помещениях

В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах +18‒20оС, а влажность 50‒55 %.

Улучшению состава воздуха и снижению нервно-психического и зрительного утомления работников способствует размещение в служебных помещениях цветов.

Оптимальные климатические условия в служебном помещении являются предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость и усталость, в холодном же помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей, занятых интеллектуальным трудом.

Уровень шума

Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не должен превышать 40 децибелов (далее – дБ).

СЛОВАРИК  Понятие «шум» включает в себя все акустические явления, которые ухудшают самочувствие человека, снижают работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физиологического состояния.

ЛУПА Точно определить степень отрицательного воздействия звука трудно.

Борьба с шумом в помещении ведётся путём звукоизоляции шумного оборудования и рабочих мест. При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры.

Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума изолируют в звуковом отношении, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами.

Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок на 15‒20 см выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2‒3 дБ. Для уменьшения шума в рабочем помещении можно положить войлочные или поролоновые подкладки под клавиатуру, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.

НА ЗАМЕТКУ В определённых дозах шум не только не вреден, но и полезен. Приятная, правильно подобранная музыка способствует повышению производительности труда в связи со стимулированием циклических биологических ритмов человеческого организма.

Цветовое оформление служебных помещений

Применение определённого цвета:

  • улучшает внешний вид служебного помещения;
  • повышает эффективность труда;
  • оказывает соответствующее психологическое влияние;
  • сокращает утомляемость.

 Именно поэтому выбор цвета для покраски служебных помещений должен производиться с учётом особенностей климата, условий труда и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики.

НА ЗАМЕТКУ Определённые цветовые гаммы соответствуют различным функциям помещения. Используя разные тона, можно зрительно разделить служебное помещение на отдельные участки.

В холодные тона следует окрашивать помещения с высокой температурой (южные области Республики Казахстан), в тёплые тона уместно окрасить помещения с низкой температурой (северные регионы проживания).

Таким же образом можно подчеркнуть или скрыть некоторые особенности помещения. Важно учитывать, что светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, тёмная ‒ уменьшает за счёт сужения пространства.

Режим труда и отдыха

В зависимости от внутреннего трудового распорядка регламентируется режим труда и отдыха. Сотрудники службы ДОУ должны предусматривать установленное чередование периодов труда и отдыха.

При общей продолжительности пятидневной рабочей недели в 36 часов рабочий день персонала службы ДОУ должен составлять 7 часов 15 мин.

По действующему законодательству сотрудникам выделяется перерыв в 1 час, который должен предоставляться не позднее чем через 4 часа после начала работы.

Проведение физкультурных пауз в 5‒10 минут за 1,5 часа до обеда и за 1‒1,5 до окончания работы благотворно повлияет на повышение производительности труда и улучшение рабочей атмосферы в помещении.

РЕКОМЕНДУЕМ На состав воздуха хорошо влияет озеленение служебных помещений.

Регулярное проветривание в служебном помещении необходимо.

Состав воздушной массы полностью меняется, если хорошо проветривать помещение, устраивая сквозняки на 5‒8 минут каждый раз.

Организация рабочего места руководителя компании

Снабжение всем необходимым рабочего места руководителя организации, контроль исправности технических средств, поддержание порядка и чистоты в кабинете являются обязанностью секретаря.

ВНИМАНИЕ Важно ничего не изменять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не обсудив предварительно с ним возможность перестановки средств оргтехники, мебели, перемены расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности!

В работу секретаря входит:

  • знать привычки своего начальника;
  • понимать особенности работы с документами и учитывать их;
  • следить за тем, чтобы на столе всегда была бумага для заметок, заточенные карандаши, чистый стакан, свежая вода в графине и т. п.

Особые принципы имеет планировка рабочего помещения руководителя.

Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол-тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка.

Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей обычно располагается перпендикулярно столу руководителя.

Переговорное устройство, которое позволяет осуществлять обмен информацией, существенно облегчает работу руководителя и секретаря ‒ отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для поручения срочного задания.

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане» № 1, 2016



Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль