Приказ: от создания до архива

720
На основании приказов осуществляются почти все действия работодателя в сфере работы с кадрами: ведутся личные дела, трудовые книжки, другие документы работников.

Приказ – это внутренний распорядительный документ организации, издаваемый единолично руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации, содержащий обязательные для исполнения предписания.

Назначение и классификация приказов

В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учёте на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учётные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Ведение делопроизводства в организации регламентируется Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан, от 21 декабря 2011 года № 1570.

Приказами оформляются решения правового характера, а также по:

  • оперативным;
  • организационным;
  • кадровым (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий; изменение фамилии; поощрения, награждения, наложение дисциплинарных взысканий; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников; дежурства по профилю основной деятельности; командировки);
  • и другим вопросам работы организации.

Реквизиты документа

Реквизитами приказа являются:

  1. изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания);
  2. официальное наименование организации;
  3. наименование вида документа;
  4. дата приказа;
  5. регистрационный номер приказа;
  6. место издания приказа;
  7. заголовок к тексту;
  8. текст;
  9. подпись;
  10. отметка о согласовании приказа;
  11. оттиск печати.

В организации должны быть все установленные законодательством виды документов:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу.

Однако для субъектов малого и среднего предпринимательства существуют некоторые послабления. Такие субъекты могут составлять документы на стандартных листах бумаги форматов А4, А5. Вместо бланков разрешено использование чистых листов с проставлением в левом верхнем углу оттиска штампа с наименованием организации.

Если для организаций существует требование издавать приказы на государственном и русском языках, то субъекты малого и среднего предпринимательства могут при составлении приказов использовать один язык – государственный или русский язык, или иной язык делопроизводства и т. д.

Классификация приказов

По общим правилам приказы любой организации подразделяются на:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по кадрам.

К порядковому номеру приказа через дефис добавляется буквенный индекс:

  • по основной деятельности - «П»;
  • по личному составу – «Л/С»;
  • по кадрам – «К» (например, № 1-П, № 1-Л/С, № 1-К).

Каждый вид приказов имеет самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года. Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих одинаковую силу. Версии приказов формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учетных формах:

  • журнале регистрации приказов по основной деятельности;
  • журнале регистрации приказов по личному составу;
  • журнале регистрации приказов по кадрам.

Все журналы включаются в номенклатуру дел документационной службы. Журналы хранятся по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передаются на государственное хранение.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа, форма которого установлена Типовыми правилами.

Приказы по основной деятельности

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы компании, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Обязательными реквизитами этого вида приказа являются:

  • наименование организации;
  • название вида документа (ПРИКАЗ);
  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место издания;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подпись;
  • визы.

 Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в нем поручения должны быть конкретными, реальными, обеспеченными достаточными материально-техническими и финансовыми средствами. Это поможет исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Приказы по основной деятельности издаются по вопросам:

  • создания, реорганизации или ликвидации организации;
  • утверждения (изменения) структуры и штатной численности, штатного расписания;
  • сокращения штатной численности;
  • создания новых структурных подразделений;
  • создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий;
  • установления режима работы и внесения изменений в него;
  • утверждения (изменения) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);
  • утверждения внутренних типовых форм документов;
  • аттестации персонала;
  • делегирования полномочий;
  • распределения зон ответственности;
  • планирования деятельности;
  • осуществления контроля за деятельностью (отчетность);
  • информационного и документационного обеспечения деятельности и др.

Приказы по основной деятельности имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года, нумеруются отдельно от приказов по личному составу и кадрам и имеют буквенный индекс «П» (например, № 1-П, № 2-П и т. д.).

 Версии приказов по основной деятельности на государственном, русском и ином языке формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учетной форме – журнале регистрации приказов по основной деятельности и включаются в номенклатуру дел документационной службы.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности хранится по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передается на государственное хранение.

Приказы по личному составу

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, премирование, поощрение, увольнение и т. д.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности.

Приказы по личному составу – это обязательные документы в сфере трудовых правоотношений.

Приказы по личному составу издаются работодателем (представителем работодателя) единолично, за исключением специалистов, уполномоченных на разработку проекта приказа (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу). Приказы по личному составу имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением буквенного индекса «Л/С» (например, № 1-Л/С, № 2-Л/С и т. д.).

 Версии приказов по личному составу на государственном, русском и ином языке формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учетной форме – журнале регистрации приказов по личному составу и включаются в номенклатуру дел документационной службы.

Журнал регистрации приказов по личному составу хранится по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передается на государственное хранение.

Согласно п. 12 Перечня типовых документов, приказы, распоряжения руководителя организации по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилий; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты, пособия; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда; отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутриреспубликанские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда) хранятся 75 лет ЭПК; по основной деятельности постоянно.



Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль