Справочник кадровика

Формирование кадровых документов

  • 7 июня 2019
  • 7959

Вопрос

Как правильно формировать кадровые документы: что включается в состав личных дел, а что – в папки по приказам? В организации личные дела ведутся подробно – все необходимые документы при трудоустройстве и все последующие изменения подшиваются в личные дела: приказы по личному составу, об изменении оклада, дополнительные соглашения к трудовому договору, заявления, рапорты и т. п. Не считается ли это нарушением?

Ответ

Читайте также этот ответ на казахском языке

 

При формировании дел необходимо соблюдать правила оформления документов, установленные Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703.

Документы, которые включаются в состав личного дела, не регламентированы по форме и содержанию, но наиболее часто встречается следующий перечень и порядок расположения документов в личном деле:

  • дополнение к личному листку по учёту кадров;
  • личный листок по учёту кадров с фотографией;
  • резюме (краткое изложение трудовой биографии);
  • заявление о приёме на работу;
  • документы, необходимые для заключения трудового договора, регламентированные ст. 32 Трудового кодекса Республики Казахстан;
  • трудовой договор, заключённый сторонами;
  • копия приказа по личному составу о приёме на работу работника.

Личное дело сотрудника с момента начала работы в организации может дополнительно пополняться документами следующего характера:

  • в случае изменения персональных данных сотрудника (фамилии, получения дополнительного образования и т. д.), копии которых подшиваются специалистом кадровой службы в личное дело;
  • в случае перевода работника в другое структурное подразделение или изменение его функциональных обязанностей – в личное дело подшивается копия приказа работодателя о переводе работника и его письменное согласие;
  • в случае если работник или работодатель расторгает трудовой договор

Работник предоставляет работодателю заявление о прекращении трудовых отношений или работодатель представляет работнику уведомление, что в дальнейшем служит основанием для издания распорядительного документа. Копия приказа и его основание также входят в состав личного дела сотрудника.

Последним завершающим документом будет копия приказа о прекращении (расторжении) трудового договора.

Документы в деле формируются в той последовательности, в которой они поступают. После увольнения сотрудника личное дело считается закрытым. При этом специалисту кадровой службы необходимо подготовить дело на передачу в ведомственный (частный) архив, в связи с этим оно подлежит полному оформлению, предусматривающему комплекс работ, в который входит:

  • оформление обложки дела;
  • нумерация листов;
  • составление листа-заверителя и внутренней описи документов в деле;
  • подшивка дела.

Для отдельных категорий работников (гражданских и государственных служащих) в состав документов личных дел могут входить анкеты, послужные списки, аттестационные листы, выписки из протоколов конкурсной комиссии, избранию на должность и т. д.

При формировании личного дела сотрудника в состав документов не включаются:

  • заявления и копии (выписки) приказов на предоставление очередного трудового отпуска;
  • заявления на оказание материальной помощи;
  • заявления на предоставление отпуска без сохранения заработной платы;
  • докладные и служебные записки;
  • копии (выписки) приказов о наложении дисциплинарного взыскания, об убытии в командировки;
  • личные карточки формы № Т-2.
Внимание: личные карточки формы № Т-2 в процессе ведения делопроизводства формируются специалистом кадровой службы в самостоятельное дело

По общим правилам приказы организации подразделяются на:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по кадрам.

К порядковому номеру приказа через дефис добавляются литеры:

  • по основной деятельности – «П»;
  • по личному составу – «Л/С»;
  • по кадрам – «К» (например, № 1-П, № 1-Л/С, № 1-К.
Внимание: каждый вид приказов имеет самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года

Приказы оформляются на государственном и русском языках, имеющих одинаковую силу. Версии приказов формируются в отдельное дело, регистрируются в регистрационно-учётных формах:

  • журнале регистрации приказов по основной деятельности;
  • журнале регистрации приказов по личному составу;
  • журнале регистрации приказов по кадрам.

Все журналы включаются в номенклатуру дел документационной службы. Журналы хранятся по месту заведения, а при ликвидации юридического лица без правопреемников передаются на государственное хранение.

Источник: электронная система "ACTUALIS: Кадровое дело"

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Дорогой коллега!

 

    Надеемся вы нашли ответ на свой вопрос, но в нем есть много частных случаев,

    рекомендуем дочитать материал полностью, чтоб не допустить

    ошибок в своей работе.
    Пожалуйста авторизуйтесь или зарегистрируйтесь!

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться

Дорогой гость, заберите Ваш подарок

Бесплатный доступ к журналу "Нормативные акты по безопасности и охране труда "

Получить бесплатный доступ