text
Справочник кадровика

Как оформить согласие работника на сбор, обработку, хранение и защиту персональных данных

  • 23 января 2018
  • 493

Вопрос

В соответствии с Законом о персональных данных, в организации разработали Положение по сбору, обработке, хранению и защите персональных данных, однако возникли трудности с его реализацией. Например, при приёме на работу у работника берётся согласие на сбор, обработку, хранение и защиту персональных данных, при этом конкретно не указывается, какие именно данные имеются в виду, не считая перечня, указанного в самом Законе. Иногда у нас возникают ситуации, когда нам необходимо приобрести железнодорожные или авиабилеты, внутри компании для осуществления финансово-хозяйственной деятельности нам требуется направить работников на учёбу, повышение квалификации, прохождение медосмотра и т. д. То есть в пределах компании могут перемещаться документы работника, содержащие его персональные данные. Подскажите, как оформить получение согласия работника, не нарушая при этом Закона о персональных данных. Приведите, если можно, примеры.

Ответ

Согласно пп. 24) п. 2 ст. 23 ТК РК, работодатель обязан осуществлять сбор, обработку и защиту персональных данных работника в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите.

Согласно ст. 25 Закона о персональных данныхсобственник и (или) оператор обязаны утверждать перечень персональных данных, необходимых и достаточных для выполнения ими задач.

Перечень персональных данных, необходимый и достаточный для выполнения осуществляемых задач (далее – Перечень персональных данных), утверждён приказом Министра национальной экономики Республики Казахстан от 27 января 2016 года № 12-нқ. В отношении работников любой организации применимы персональные данные, указанные в п. 1–12, 14, 21–24, 26, 27, 41 Перечня персональных данных.

Каждая организация может при разработке «своего» перечня персональных данных, необходимых и достаточных для осуществления прав и обязанностей в рамках трудовых правоотношений с работниками (далее – Перечень данных организации), использовать персональные данные из Перечня персональных данных.

Согласно ст. 14, 15 Закона о персональных данных, использование персональных данных должно осуществляться собственником, оператором и третьим лицом только для ранее заявленных целей их сбора, а распространение персональных данных в случаях, выходящих за рамки ранее заявленных целей их сбора, осуществляется с согласия субъекта или его законного представителя.

Таким образом, в случае если в форме письменного согласия работника компании на сбор и обработку персональных данных будет указано, что «в связи с наличием трудовых отношений между компанией и работником (это и будет заявленной целью сбора персональных данных о работнике) работник даёт согласие компании на сбор и обработку персональных данных, относящихся к работнику, в связи с осуществлением им трудовой деятельности, в том числе на их использование и распространение компанией в целях реализации трудовых отношений», компания вправе без дополнительного письменного согласия работника направлять сведения о нём обучающей организации (при направлении работника на обучение (семинар, курсы)), приобретать для него проездные документы (при направлении работника в служебную командировку) и т. д., поскольку данная информация в отношении персональных данных работника будет использоваться внутри и предоставляться компанией третьей стороне в рамках ранее заявленных целей их сбора.

Желательно также в форме письменного согласия работника на сбор и обработку компанией его персональных данных предусмотреть строку о том, что работник ознакомлен с внутренним документом компании по вопросам сбора и обработки персональных данных (в заданном вопросе таким внутренним документом указано Положение по сбору, обработке, хранению и защите персональных данных).

Кстати, Перечень данных организации может быть приложением к такому внутреннему документу компании.

Источник«Кадры и делопроизводство. Вопросы и ответы», № 1, 2018

Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Бесплатно только сегодня!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль