Отчет о проделанной работе в наше время является не самым популярным видом документа, участвующего в процессах делопроизводства, и всё зависит от внутреннего строя и корпоративной политики компании. Однако многие организации совершенно напрасно пренебрегают этим документом и не имеют шаблон отчета о проделанной работе. В статье узнаете, для чего нужен образец отчета о проделанной работе и как составить оптимальную форму документа, чтобы отразить в нём самое важное, словом, все о том, как написать отчет о проделанной работе образец.
Полную версию этой статьи «Удалёнка в карантин: семь простых шагов, как составить отчёт о проделанной работе» читайте в ЭС Actualis: Кадровое дело.
Скачайте еще больше образцов и шаблонов здесь
Отчет о проделанной работе: по какой форме составлять
Чёткий и подробный отчет о проделанной работе не только позволит руководителю контролировать производственный процесс, но и оценить качество и своевременность выполненных работ, а также сформировать дальнейшую стратегию развития. Стоит отметить, что составление отчёта благотворно влияет и на самого работника и к тому же имеет ряд преимуществ. Во-первых, это позволит ему контролировать собственную работу, выявить свои сильные и слабые стороны, подкорректировать их, а где надо, подтянуться. Во-вторых, это удобный способ преподнести начальству результат своей работы в самой правильной и выгодной форме.
Законодательством Республики Казахстан не установлена единая форма отчёта, в связи с чем у автора есть возможность импровизировать и шаблон отчета о проделанной работе в каждой организации будет свой. Но здесь можно столкнуться со сложностью– далеко не каждый работник знает, как правильно составить отчёт, чтобы получить адекватную оценку о проделанной работе. В первую очередь не стоит говорить только о достижениях. Чтобы подчеркнуть их, расскажите о трудностях, которые вам пришлось преодолеть, и как вы справились с этим. Анализ сложностей будет полезен всем, особенно руководящему звену.
Образец отчета о проделанной работе: нюансы описания
Примеры многих формальных документов показывают, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами, такими как «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» ит. п. Лучше, если образец отчета о проделанной работе будет содержать все определения, названные привычными словами: «сломанный принтер», «отсутствие доступа к Интернету», «недостаток людей», «несвоевременное поступление информации из отдела маркетинга». Адекватные факты позволят объективно оценивать сложившуюся обстановку в организации.
Как написать отчет о проделанной работе (образец): минимальные требования к отчету
- используйте в одном абзаце не более пяти предложений, чередуйте длинные и короткие предложения;
- ключевые моменты выделяйте цветом или маркером, но не злоупотребляйте, документ не должен выглядеть пёстро;
- разбивайте текст на абзацы – таблица или график не должны занимать всю страницу;
- комментируйте таблицы и графики, подкрепляйте текст статистическими данными, так легче отследить динамику развития;
- если отчёт получился объёмным – сделайте короткий вывод в конце;
- отчёт по цепочке «конкретная проблема → причины её возникновения → постановка задач → решение» лучше полностью составить в форме таблицы.
Пример отчета о проделанной работе: пошаговый алгоритм составления отчета
Пример отчета о проделанной работе, пример его составления:
Шаг 1. Определитесь с формой подачи отчёта и составьте структуру документа. Так выбудете иметь представление о том, с чего начинать и как продолжать. Отчёт за короткий период не должен занимать более 1–2 страниц.
Шаг 2. Составьте перечень поставленных задач. Если их много, сгруппируйте их в смысловые блоки. Отдельным блоком выделите задачи, которые были выполнены дополнительно сверх списка.
Шаг 3. Представьте результаты выполненной работы. Убедитесь, что в описании они соответствуют поставленным задачам. Если задача не выполнена, обязательно объясните причину, не стоит надеяться на то, что начальство не заметит. Дайте свою личную оценку ситуации. Можно указать конкретные сроки выполнения той или иной задачи.
Шаг 4. Не будет лишним перечислить инструменты и ресурсы, которые вы использовали в ходе выполнения заданий. Допустим, были привлечены дополнительная рабочая сила, финансы, различные материалы, а может, вам пришлось совершить несколько поездок. Дайте руководителю полное преставление о том, каким образом выполнялась та или иная задача. Если отчёт статистический, будет полезно вставить в текст таблицы, графики и диаграммы. Часто руководитель бегло просматривает отчётный документ. Постарайтесь сделать так, чтобы таблица или график давали возможность максимально эффективно оценить вашу работу.
Шаг 5. Сделайте выводы, если это необходимо. Вывод должен быть объективным с вашей точки зрения как специалиста. Не стесняйтесь вносить свои предложения, если они оптимизируют дальнейшую работу, помогут компании в развитии.
Шаг 6. Сформулируйте цели и задачи на следующий отчётный период. Если конкретные задачи перед вами ещё не поставлены, определите их сами, хотя бы одну. Дайте понять руководителю, что умеете проявлять инициативу, а не только быть обычным исполнителем.
Шаг 7. Внимательно перечитайте текст перед тем, как представить его начальству. Проверьте текст на грамотность и проследите за стилем изложения. Иногда банальная грамматическая ошибка может испортить всё положительное впечатление.
Ключевые факты выделите жирным шрифтом, курсивом или цветом. Если вам потребуется отчитаться устно или в форме презентации, заранее подготовьте краткий вариант текста, включив в него самые важные пункты.
Если у вас остались вопросы, на тему, как написать отчет о проделанной работе, пример отчета вы можете найти в материалах Электронной Системе Actualis: Кадровое дело.
