Справочник кадровика

Хранение документов при электронном документообороте

  • 15 апреля 2019
  • 21

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Согласно пп. 3) п. 131 раздела 1.6 «Документационное обеспечение и организация хранения документов» Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения, утверждённого приказом и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263, «ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации по личному составу (о приёме, увольнении, перемещении, аттестации, повышении квалификации, отпусках, командировках, изменении фамилий (отчеств), поощрении, награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий) должны храниться в организации 75 лет на бумажном носителе и идентичным им электронным документам. Подлежат приёму на постоянное государственное хранение, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата». В связи с этим вопрос: если вышеуказанные документы должны храниться 75 лет, то каким образом обеспечить их хранение на предприятии, внедрившем электронный документооборот? Распечатывать на бумаге документ, который создан в электронном виде, подписанный с помощью ЭЦП, или же хранить документ с «живой» подписью на бумажном носителе?

Ответ

Читайте также этот ответ на казахском языке

 

Согласно пп. 12) п. 5 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждённых постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (далее – Правила документирования), электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

Бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их и заверенная лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа (пп. 16) п. 5 Правил документирования).

В соответствии с п. 37 Правил документированиябумажная копия электронного документа заверяется с указанием на то, что исходным документом является электронный документ и получен положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи лица, удостоверившего электронный документ. Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе и нанесения информации о результате проверки электронной цифровой подписи используется штамп (треугольной формы) с текстом «* * * Электрондық құжаттың көшірмесі дұрыс.» (определён положительный результат процедуры проверки электронной цифровой подписи) и указанием полей для количества листов и подписи заверяющего лица.

«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»


Также, согласно п. 141 Правил документированиясроки хранения электронных документов и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом.

Следовательно, документы, созданные в электронном виде, имеющие электронную цифровую подпись, распечатываются на бумажный носитель (с цифровой подписью), они имеют юридическую силу. Подписывать такие документы «живой» подписью нет необходимости.

Электронные документы со сроками хранения 75 лет, постоянно, а также документы, имеющие отметку «экспертно-проверочная комиссия» (ЭПК), имеют подлинники бумажного документа.

 

Источник: журнал «Кадры и делопроизводство. Вопросы и ответы», № 4, 2019

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Дорогой коллега!

 

    Надеемся вы нашли ответ на свой вопрос, но в нем есть много частных случаев,

    рекомендуем дочитать материал полностью, чтоб не допустить

    ошибок в своей работе.
    Пожалуйста авторизуйтесь или зарегистрируйтесь!

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться