О типовых правилах документирования и управления документацией

О типовых правилах документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденные приказом и.о. Министра культуры и информации от 25 сентября 2009 года № 128 (государственный регистрационный номер 5834 от 28 октября 2009 года), учитывают современные требования к делопроизводству и должны способствовать качественному оформлению документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документов, не вошедших в его состав.

Структурно Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) состоят из четырех глав:
1) Общие положения;
2) Документирование;
3) Организация документооборота;
4) Составление номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Передача дел в архив организации.

По сравнению с прежними Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан данные Правила предусматривают новые термины в управлении документацией:
1) служба документационного обеспечения управления (прежде – документационная служба);
2) регистрационно-контрольные формы (прежде – регистрационно-учетные формы);
3) электронная регистрационная контрольная карточка (прежде – форма электронных данных в автоматизированной информационной системе).

В отличие от прежних Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан новые Правила дают примеры оформления конкретных документов: приказа, распоряжения руководителя организации, положения, правила, инструкции, устава, протокола, акта, справки и письма.

Изменены правила оформления грифов утверждения и согласования, отменен гриф одобрения.

Исключены из приложений Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан примерные перечни документов, подлежащих утверждению и подлежащих скреплению печатью организации. Исключены также формы периодических сводок о ходе исполнения контрольных документов, а также исполнения обращений физических и юридических лиц.

Вместе с тем имеются отдельные замечания, учет которых, на мой взгляд, только позитивно отразится на и так высоком уровне Правил.
Считаем, что в конце пункта 16 Правил после слов «и подлежат учету» добавить слова «, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, а при необходимости – и серия».

Абзац третий пункта 25 Правил изложить в следующей редакции: «Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, будет дата наиболее позднего его подписания (утверждения).».

В абзаце втором пункта 48 Правил вводится норма: «Текст акта состоит из трех частей: введение, констатирующая часть, выводы», В то же время, авторы не учли, что акт традиционно состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лица или одно должностное лицо с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Пункт 49 Правил предлагаю начать следующими словами:
«Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:
1) справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельности организации;
2) справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и так далее.».

Параграфы 3, 4, 5, 6 и 7 главы 2 Правил, каждая из которых состоит из одного пункта, требуют дополнительных пунктов, т.к. каждый из данных параграфов содержат в себе несколько норм, судя по заголовкам указанных параграфов – минимум две: подготовка и оформление конкретного вида документа.

Авторы в пункте 75 главы 3 Правил вводят новое понятие «регистрационно-контрольные формы», хотя в пунктах 6, 26, абзаце третьем пункта 57, пунктах 62, 63, 67, 69, абзаце втором пункта 94, пунктах 98, 99 и 112 оперируют дефиницией «регистрационные учетные формы». Частота применения обоих понятий по всему тексту Правил примерно одинакова, отсюда риторический вопрос, какое понятие теперь легитимное. Причем, применение тех или иных регистрационно-контрольных форм детерминировано объемом документооборота в организации, однако авторы не приводят дифференцированное обоснование при каком объеме документооборота применяются журнальная форма регистрации, а при каком объеме документооборота – карточная форма.

Для электронного документооборота авторы Правил в пункте 75 вводят понятие «электронная регистрационная контрольная карточка (ЭРКК)», а как быть с понятием «форма электронных данных в автоматизированной информационной системе», указанного в пункте 67 Правил.

Точно также пунктом 6 Правил вводится понятие «служба ДОУ», но в то же время авторы оперируют в пунктах 5, 111 и приложении 1 к Правилам понятием «документационная служба». Две службы с одинаковыми задачами и функциями не выдержит ни один фонд заработной платы организации.

Авторы в абзаце втором пункта 73, абзаце втором пункта 74 и пункте 79 Правил не учитывают регистрацию обращений юридических лиц, а физических лиц свели к понятию «граждане» вопреки нормам законодательства Республики Казахстан.

В пункте 96 Правил следует учесть и привести в Правилах формирование дел из обращений физических и юридических лиц по административно-территориальным единицам, как это практикуется в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, в аппаратах акимов областей.

В связи с тем, что приложение 19 к Правилам полностью поглощает нормы параграфа 8 главы 3 Правил, то предлагаю исключить пункты 97, 98 и 99 Правил. Текст приложения 19 оформить как параграф 8 главы 3 Правил с соответствующими ссылками на приложения 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26 и 27 (с учетом их новых номеров и при условии, что с данных приложений снята пометка ДСП).

Сроки составления проектов номенклатур дел структурных подразделений (абзац первый пункта 103 Правил), предоставления номенклатуры дел организации на согласование ЭПК государственного архивного учреждения (абзац первый пункта 104 Правил) и введение ее в практику работы (пункт 106 Правил) не учитывают специфики деятельности учебных заведений, театров.

Норма первого абзаца пункта 108 и норма пункта 110 взаимно противоречат друг другу.
Пункт 114 Правил следует поделить, как минимум, на три пункта, т.к. излагаются:
1) требования к заголовкам дел;
2) требования к расположению заголовков дел;
3) особенности расположения дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам.

Абзац второй пункта 114 предлагаю изложить в следующей редакции: «К заголовкам дел предъявляются следующие требования:».

В конце подпункта 3) пункта 114 Правил добавить следующие слова: «указание на копийность документов дела», подпункт 5) пункта 114 Правил изложить одним предложением.

В пункте 115 слово «календарного» заменить словом «делопроизводственного» и вообще в данном параграфе упоминать слово «год» только в сочетании «делопроизводственный год».

В пункте 117 после слов «в ведомственный» вставить слово в круглых скобках «(частный)».
Считаю необходимым, привести в приложении к Правилам форму обложки дела, завершенного делопроизводством.

В приложениях 3, 4 и 5 к Правилам реквизит 1 «Изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)» напечатан в иной редакции. В приложении 3 к Правилам в реквизите «ссылка на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа» пояснение напечатать полностью и без применения аббревиатур.

В приложениях 7, 8, 9, 10, 13, 23, 24, 25, 26, 27, 28 к Правилам необходимо предусмотреть расположение реквизита 1 «Изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания)». Иначе поневоле складывается впечатление, что авторы «разрешают» помещать данный реквизит 1 на бланках документов только ГУ «Национальный центр археографии и источниковедения Комитета информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан» (приложения 11 и 12 к Правилам).

В приложении 8 к Правилам реквизит 13 «заголовок к тексту документа» заполнен неправильно: если следовать логике, то все приказы генерального директора данного ТОО по личному составу должны иметь одинаковый заголовок, навязанный авторами. На практике же заголовки приказов должны оформляться следующим образом:
1) О приеме на работу такого то;
2) Об увольнении такого то.
Если в приказе проходят несколько лиц, то приводят обобщенный заголовок: «О приеме, увольнении и переводе работников».

В приложении 13 к Правилам реквизит 2 «официальное наименование организации» ЗАО «БАРЫС» приведен только на государственном языке, на русском наименование общества «БАРС» отсутствует. Впрочем, расположение слова «БАРЫС» таково, что авторы под данным словом могли иметь ввиду реквизит 2 (Изображение эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания), но тогда пропадает наименование ЗАО. Вот сколько вопросов возникает при вольном обращении авторов с реквизитами.

В приложении 26 к Правилам на месте реквизита 13 «заголовок к тексту документа» оказывается дата, которая является составным элементом наименование вида документа – Номенклатуры дел.

Надеюсь, в новой редакции Правил все данные замечания будут учтены.

Зам. генерального директора
Центрального государственного архива
Комитета информации и архивов
Министерства культуры и информации
Республики Казахстан
А. Адельгужин
 

Источник: электронная система «ACTUALIS: Кадровое дело», получить бесплатный демо-доступ