☎ 
Личный листок по учету кадров - это документ, который содержит информацию о каждом сотруднике организации. Личный листок заполняется при приеме на работу и дополняется в процессе работы сотрудника в организации. В статье - о том, как правильно заполнять личный листок по учету кадров, который должен быть представлен в личном деле сотрудника. В материале расскажем о том, кто должен заполнять личный листок по учету кадров и приложим образец заполнения личного листка по учету кадров. Узнайте что такое личный листок по учету кадров и дополнение к нему, а также скачайте готовый бланк документа.
-
Как правильно заполнять личный листок по учету кадров: образец
-
Как вносить дополнения в личный листок по учету кадров РК, образец
- Примеры заполнения личного листка по учету кадров
-
Личный листок, личная карточка, личное дело и анкета: в чем отличия
- Правомерен ли отказ от заполнения личного листка по учету кадров
- Выводы по теме
Скачайте еще 1000 образцов и шаблонов для кадровика ⏩
Что такое личный листок по учету кадров
Учет кадров – это работа по сбору личных и биографических сведений о каждом работнике предприятия. Чтобы систематизировать подобную информацию на каждого сотрудника заводится личный листок по учету кадров, где помимо прочего вклеивается фото работника.
Личный листок по учету кадров - это документ кадровой политики организации анкетного типа, отражающий краткие сведения из личной и трудовой биографии сотрудника, о военной службе, наградах, поездках, образовании, повышении квалификации, обучении и т.п.
Личный листок является важным документом, который используется при рассмотрении вопросов о приеме на работу, повышении зарплаты, увольнении сотрудника и в других кадровых вопросах. Кроме того, личный листок является основным источником информации для формирования отчетности перед государственными органами.
Поддержание актуальности информации в личном листке - это обязательное требование законодательства, а также важный элемент эффективного управления персоналом.
Унифицированная форма личного листка по учету кадров РК регламентирована Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учёту личных дел государственных служащих в приложении 2 (раздел 2 «Состав документов, включаемых в личное дело, и их оформление»).
Зачем нужен личный листок по учету кадров в Казахстане
На сегодняшний день личный листок не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей-работодателей. Тем не менее, личный листок - это документ, который относится к категории востребованных и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры. Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.
Порядок применения такого документа в кадровом учете в государственных учреждениях, а также его форма определены Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учёту личных дел далее Методические рекомендации по оформлению личных дел госслужащих. Личным листком по учёту кадров называют документ, в котором отражается личная и биографическая информация о работнике юридического лица, и он должен включаться в его личное дело. Личный листок по учёту кадров позволяет собрать личную информацию о работнике в рамках, установленных законодательством Республики Казахстан.
Данный документ содержит информацию о каждом сотруднике организации и является основным документом для учета кадровой информации.
Узнайте как оформить личный листок по учету кадров⏩
-
соблюдение требований трудового законодательства, включая права и обязанности работодателя, права и обязанности работника;
-
определение квалификационных требований для определенной должности и оценка работников;
-
определение заработной платы и других видов вознаграждения;
-
реализация системы учета отпусков, больничных листов, задержек зарплаты и других видов переработки;
-
оценка и планирование потребности в кадрах;
-
формирование отчетности перед государственными органами.
Личный листок по учету кадров (образец представлен в статье) – важный документ, который должен формироваться согласно установленным правилам. Процедура составления личного листка не является трудоёмкой, если знать все тонкости и учитывать рекомендации по его составлению.
Кто должен заполнять личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров заполняется непосредственно самим сотрудником во время его приема на работу. Далее, в процессе работы сотрудника, личный листок обновляется и дополняется работодателем.
Заполнение личного листка по учету кадров является обязанностью работодателя в соответствии с трудовым законодательством. Работодатель должен обеспечивать точность и своевременность заполнения личного листка, а также хранение личных листков сотрудников в соответствии с требованиями законодательства.
Кроме того, сотрудник обязан предоставлять работодателю необходимую информацию для заполнения личного листка, такую как данные о месте рождения, образовании, стаже работы, зарплате, семейном положении и другие сведения.
Поэтому, ответственность за заполнение личного листка по учету кадров несет работодатель, но для его корректного и актуального заполнения необходимо сотрудничество и содействие со стороны каждого работника.
Личный листок всегда прикрепляется к личному делу работника, а в случае увольнения последнего сдается в архив вместе с другими документами уволившегося (п. 12 Методических рекомендаций). На все указанные в личном листке вопросы необходимо давать полные ответы без сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в документах, имеющих отношение к работнику.
ТОП-6 ошибок при работе с личными документами работников⏩
ВОПРОС ЭКСПЕРТУНужно ли вносить в личную карточку работника сведения об отпуске без содержания, компенсациях и отзывах по производственной необходимостиОТВЕТВ кадровом делопроизводстве есть два похожих друг на друга документа: личный листок по учёту кадров и личная карточка (форма № Т-2). Личный листок по учёту кадров – это внутренний документ, содержащий сведения о личной и профессиональной биографии работника и прочие сведения. Трудовое законодательство форму такого документа не регламентирует. Соответственно, порядок ведения и заполнения листка по учёту кадров работодатель определяет самостоятельно, в том числе и необходимость вносить в листок по учёту кадров сведения о всех видах отпусков, компенсациях и пр. Личная карточка (форма № Т-2) относится к обязательным документам кадровой службы организации. Форму личной карточки утвердили законодательно. В личную карточку вносят сведения о работнике, его трудовой деятельности, в том числе и о предоставляемых отпусках. Форму и порядок ведения личных карточек определяют Правила воинского учёта. Сведения об отпусках вносят в установленную таблицу раздела 4 личной карточки. Таблица выглядит следующим образом:
В таблицу вносят данные обо всех видах отпусков, в том числе и об отпуске без сохранения заработной платы. В таблице не предусмотрена необходимость внесения сведений о компенсации за отпуск и остатках неиспользованных дней отпуска. При этом отзыв из ежегодного оплачиваемого трудового отпуска надо указать, в том числе и сколько дней работник не использовал. Делается это следующим образом:
|
Как формировать папку с личным делом: какие документы нужно, а какие опасно в нём хранить?
Содержание личного листка по учету кадров: бланк документа
Личный листок по учету кадров РК – базовый документ личных дел сотрудников предприятий. Форма представлена как приложение к Методическим рекомендациям по оформлению личных дел госслужащих.
Содержание личного листка по учету кадров может незначительно отличаться в зависимости от организации и формы ведения документации.
Бланк личного листка по учету кадров может быть унифицированным и предоставленным государственными органами, либо разработанным и утвержденным организацией самостоятельно. В любом случае, он должен соответствовать требованиям трудового законодательства и быть заполнен в соответствии с установленными правилами и процедурами.
Теперь о том, как заполнить личный листок по учету кадров.
Как вести личный листок по учету кадров?
Образец заполнения должен содержать следующие данные:
-
паспортные данные работника;
-
биографические данные работника;
-
место жительства;
-
сведения об образовании (в том числе о незаконченном или ещё продолжающемся образовании);
-
сведения о семейном положении, о близких родственниках (указываются степень родства, фамилии, имена и отчества (при их наличии), год рождения);
-
сведения о работе, которую сотрудник выполнял ранее (указываются данные обо всех организациях, где ранее работал сотрудник (наименование и местонахождение организации, должность));
-
профессиональные навыки и умения (указывается степень владения иностранными языками);
-
сведения о пребывании за границей (указываются период, место, цель поездки);
-
личная подпись, подтверждающая достоверность представленной информации, и дата заполнения.
СОВЕТВключите в бланк личного листка фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включённых в личный листок по учёту кадров». Так вы информируете сотрудника, что он должен сообщать об изменениях в своих личных данных, и сможете его наказать, если он этого не сделает. |
Методические рекомендации по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих
Взять в работу⏩
Как правильно заполнить личный листок по учету кадров: образец
Образец заполнения личного листка по учету кадров РК должен иметься в организации. Работнику, перед тем как приступить к заполнению бланка, стоит просмотреть содержание личного листка, образец его, чтобы понять, что из себя он представляет и почему работодатель обязывает его составлять, с какой целью и как заполнить личный листок по учету кадров?
Кадровая служба проверяет полноту заполнения личного листка и правильность указанных в нём сведений в соответствии с предъявляемыми работником документами. По истечении каждых последующих пяти лет заполняется новый личный листок, который подшивается в личное дело.
Как правило, образец личного листка по учету кадров предоставляется каждой организацией самостоятельно и может различаться в зависимости от ее потребностей и особенностей работы.
Можно ли вести личное дело работника в электронном виде⏩
Однако, ниже приведены общие рекомендации по заполнению личного листка по учету кадров:
-
Внесите личные данные сотрудника, такие как ФИО, дата рождения, место рождения, гражданство, данные паспорта и ИИН.
-
Укажите данные об образовании сотрудника: уровень образования, специальность, название образовательного учреждения, год окончания.
-
Заполните раздел о трудовой деятельности, указав период работы в организации, должность, квалификационную категорию, стаж работы по специальности и общий стаж работы.
-
Внесите данные о заработной плате сотрудника, такие как размер оклада, доплаты и надбавки, начисления на социальные нужды, удержания и задолженности.
-
Укажите информацию об использовании отпусков и больничных листах сотрудника, включая периоды использования отпусков, вид отпуска (основной или дополнительный), даты выдачи и возврата больничных листов.
-
Внесите иные данные, которые могут быть необходимы для ведения кадрового делопроизводства, такие как данные о семейном положении, наличие детей, воинском учете и данные о судимости (если имеются).
-
После заполнения личного листка по учету кадров, убедитесь в его правильности и полноте, а также в том, что все сведения внесены без ошибок.
Важно помнить, что личный листок по учету кадров является важным документом, который влияет на права и обязанности сотрудника, поэтому его заполнение должно производиться ответственно и в соответствии с требованиями законодательства. Если возникают вопросы по заполнению личного листка, необходимо обратиться к специалистам отдела кадров организации.
Личный листок по учёту кадров
Ознакомьтесь с основными правилами заполнения, которые избавят от ошибок и нареканий при проверках⏩
Что такое дополнение к личному листку по учету кадров? Этот документ входит в состав личного дела работника, наряду с внутренней описью документов личного дела, личным листком по учету кадров, автобиографией. В Дополнении к личному листку указываются данные о работнике и изменения в его учётных признаках, произошедших после заполнения им личного листка по учёту кадров при приёме на работу. Руководитель организации приказом не реже 1-го раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел.
Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Дополнение к личному листку по учёту кадров оформляется согласно Приложению 1 к Методическим рекомендациям. Дополнение к личному листку располагается в личном деле перед личным листком по учёту кадров (п. 11 Методических рекомендаций).
В дополнение к личному листку вносятся записи об изменениях анкетно-биографических данных работника, характеризующих его профессиональные, деловые и личностные качества, в том числе в случаях:
-
изменения наименования должности, назначения на другую должность, переводе, освобождении работника;
-
наложения на работника дисциплинарного взыскания, снятия взыскания.
Дополнение к личному листку по учету кадров оформляйте согласно Приложению 1 к Методическим рекомендациям.
При изменении анкетно-биографических данных работник в течение одного месяца должен проинформировать об этом кадровую службу и представить подлинники документов, свидетельствующих об изменениях, либо их копий, заверенных нотариально. Без этих документов вносить изменения в личное дело нельзя.
Приведем общий образец заполнения дополнений в личный листок по учету кадров РК:
-
Заполните поля "дата изменения" и "основание изменения" соответствующими данными.
-
Внесите измененные данные в соответствующие поля.
-
Если нужно, укажите прежние данные в поле "предыдущие данные".
-
В случае изменения заработной платы сотрудника, укажите размер изменения и дату его введения.
-
Подпишите дополнение с указанием должности и подписи лица, внесшего изменения.
Важно убедиться в том, что все изменения, внесенные в личный листок, соответствуют требованиям законодательства РК и правилам ведения кадрового делопроизводства в организации. Если есть сомнения в правильности заполнения дополнения, необходимо обратиться к специалистам отдела кадров организации.
Документы личного происхождения: как оценить, систематизировать и сдать в госархив по всем правилам, чтобы они не утратили ценность?
Читать подробно⏩
Примеры заполнения личного листка по учету кадров
Как заполнять каждую часть личного листка отдельно, рассмотрим на примерах.
Справа вверху вклеивают фотографию сотрудника размером 4 х 6 см. Требования к фотографии, как правило, такие же, как и к любой другой фотографии на документ. Фамилию, имя и отчество нужно писать так же, как и в документе, удостоверяющем личность.
Личный листок, личная карточка, личное дело и анкета: в чем отличия
Личный листок, личная карточка, личное дело и анкета – это документы, которые относятся к кадровому делопроизводству, но у них есть отличия друг от друга.
Личный листок – это документ, который содержит информацию о трудовой деятельности сотрудника в организации. В личном листке отражаются периоды работы, должности, заработная плата, отпуска, премии и другие данные, которые отражают трудовую и профессиональную историю сотрудника в организации.
Личная карточка – это документ, который содержит персональные данные сотрудника: ФИО, дата рождения, место рождения, образование, семейное положение, национальность, контактные данные и другие сведения, которые не связаны напрямую с трудовой деятельностью.
Личное дело – это документ, который содержит полный комплект документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудника. К нему могут относиться: трудовой договор, приказы о приеме на работу и увольнении, отчеты о выполнении работ, материалы по дисциплинарным взысканиям и другие документы.
Анкета – это документ, который заполняется при приеме на работу. В анкете указываются персональные данные сотрудника, данные об образовании, опыте работы и другие сведения, которые могут помочь работодателю в принятии решения о приеме на работу.
В личном деле должны храниться копии заявлений или оригиналы?⏩
В целом, каждый из этих документов имеет свою цель и содержание, и используется в различных случаях в кадровом делопроизводстве. Однако, все они имеют важное значение для поддержания правильной организации учета кадров и обеспечения их прав и интересов в организации.
В состав личных дел работников входят (согласно пункту 485 Перечня типовых документов):
- автобиографии;
-
копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений;
-
копии личных документов;
-
копии договоров о пенсионном обеспечении;
-
аттестационные листы и другие документы.
Как видим, личное дело включает в себя и личный листок, и личную карточку, и анкету работника.
Читайте в чем различие между личным листком по учету кадров и личной карточкой формы № Т-2⏩
ВОПРОС ЭКСПЕРТУВ чём заключаются различия между личными листками по учёту кадров и личными карточками формы № Т-2? ОТВЕТУчёт кадров – это работа по сбору личных и биографических сведений о каждом работнике предприятия. Чтобы систематизировать подобную информацию, на каждого сотрудника заводится личный листок по учёту кадров, где помимо прочего вклеивается фото работника. Личный листок по учёту кадров (анкета) является перечнем вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т. д. Работник при поступлении на работу заполняет личный листок от руки. Ответы на вопросы он даёт полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов – удостоверения, трудовой книжки, документов об образовании. Кадровая служба проверяет полноту заполнения личного листка и правильность указанных в нём сведений в соответствии с предъявляемыми документами. По истечении каждых последующих пяти лет заполняется новый личный листок, который подшивается в личное дело. Унифицированная форма личного листка по учёту кадров регламентирована Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учёту личных дел государственных служащих (далее – Методические рекомендации) в приложении 2 (раздел 2 «Состав документов, включаемых в личное дело, и их оформление»). Организации частной формы собственности, для которых законодательно не установлена форма листка по учёту кадров, могут также использовать в своей деятельности унифицированную форму указанного документа, регламентированную Методическими рекомендациями (шаблон). Личная карточка формы № Т-2 является одним из документов, обязательных к оформлению кадровой службой в процессе документирования трудовых отношений. Личная карточка заполняется специалистом кадровой службы в отличие от личного листка по учёту кадров или анкеты, которые заполняются работниками собственноручно. Личная карточка является основным документом по учёту работников. Этот документ содержит как личные сведения о работнике, так и сведения о его трудовой деятельности. Унифицированная форма личной карточки работника (форма № Т-2) утверждена приказом Министра обороны Республики Казахстан от 24 января 2017 года № 28 «Об утверждении Правил воинского учёта военнообязанных и призывников» (приложение 27) (далее - Правила воинского учёта). На основании п. 69 Правил воинского учёта по личным карточкам формы № Т-2 осуществляется ведение воинского учёта в организации. Только личная карточка формы № Т-2 содержит сведения о воинском учёте. Личная карточка оформляется кадровой службой на основании приказа (распоряжения) о приёме на работу на работников всех категорий сразу после формирования личного дела и регистрируется в книге учёта личных карточек. Личные карточки оформляются в одном экземпляре, регистрируются и хранятся в отдельной картотеке. Также в личную карточку вносятся и дополнительные сведения, такие как присвоение квалификационного класса, классного чина и др. Записи в соответствующие разделы личной карточки вносятся только после предъявления работником подтверждающих документов (удостоверение личности, документы об образовании, военный билет и т. д.). Все последующие изменения данных о работнике отражаются в личной карточке и заверяются подписью работника кадровой службы. Личные карточки хранятся в помещении кадровой службы в сейфе (несгораемом шкафу) и расставляются в картотеку в строю в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников формируют в отдельное дело в алфавитном порядке фамилий работников и ежегодно передаются на хранение в ведомственный (частный) архив организации. Срок хранения личных карточек, в соответствии с п. 486 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263, составляет 75 лет.
|
Правомерен ли отказ от заполнения личного листка по учету кадров
-
государственные гражданские служащие;
-
работники прокуратуры;
-
научные работники; профессора и доценты кафедр;
-
педагоги в школах, ССузах и ВУЗах;
-
руководители общеобразовательных учреждений;
-
нотариусы;
-
врачи клинической ординатуры.
В случае отказа от заполнения личного листка, работодатель может быть привлечен к административной ответственности в соответствии с законодательством. Кроме того, отсутствие личного листка может негативно повлиять на процессы управления персоналом в организации, например, при рассмотрении вопросов о заработной плате, предоставлении отпусков и других льгот, а также при рассмотрении споров и конфликтных ситуаций, связанных с трудовыми отношениями.
Таким образом, отказ от заполнения личного листка по учету кадров является неправомерным и может иметь негативные последствия для работодателя и сотрудника.
Узнайте как вносить изменения и дополнения в личный листок по учету кадров⏩Возможно ли изъятие личного листка после увольнения
Данный документ входит в систему кадрового делопроизводства каждой организации. Забрать листок увольняющийся сотрудник не имеет полного права. Личный листок является документом, содержащим информацию о трудовой деятельности сотрудника в данной организации, и должен храниться в организации, где работал сотрудник.
Согласно статье 48 Трудового кодекса Республики Казахстан, работодатель обязан хранить личное дело каждого работника не менее 75 лет после прекращения трудового договора. В течение этого срока работник или его наследники вправе ознакомиться с материалами личного дела и получить из него копии после написания работником соответствующего заявления в письменной форме.
Таким образом, личный листок по учету кадров должен храниться в организации, где работал сотрудник, и не может быть изъят после увольнения. Сотрудник или его наследники вправе ознакомиться с материалами личного листка и получить из него копии в течение 75 лет после прекращения трудового договора.
Процедура составления личного листка не является трудоемкой, если знать все тонкости и учитывать рекомендации по его составлению. На заметку! Личные листки используются для ведения учета кадрового состава в компании, являются ведущими среди документации, используемой для первоначальной регистрации сотрудника.
Как формировать и хранить личные дела сотрудников, чтобы быстро находить нужную информацию: шесть подсказок для кадровика
Читать подробнее⏩
Выводы по теме
Личный листок по учету кадров — это документ, содержащий в себе персональные данные работника.
Работодателю вменяется в обязанность обеспечение сохранности и недоступности этих данных от доступа третьих лиц. Личный листок, являясь основой личного дела сотрудника, необходимо подшить в папку вместе с другими бумагами.
Хранение личных дел происходит в специальной картотеке, сейфе или закрытом шкафу. Доступ к личным делам имеет только сотрудник кадровой службы. После увольнения работника личный листок вместе с делом сдается в архив и хранится в течение 75 лет.
ИСТОЧНИК: статья «Личный листок по учёту кадров: основные правила заполнения, которые избавят от ошибок и нареканий при проверках» из в Электронной версии журнала «Делопроизводство в Казахстане», а также в статьи «Как оформить личный листок по учету кадров» и «Как сформировать и хранить личное дело работника» из Электронной Системы Actualis: Кадровое дело.МИНИ-КУРС: проверьте, как формируете и храните личные дела сотрудников⏩